Список документов, которые можно подписывать факсимиле, перечислен в пункте 2 статьи 160 ГК РФ.

Печать-клише обычно ставят на страховых полисах для работников, приглашениях на презентацию нового проекта, почётных грамотах, деловых письмах, извещениях и коммерческих предложениях. С её помощью визируют копии и повторные экземпляры уже подписанных документов.

Также можете подписывать факсимиле документы с конкретным контрагентом — договоры и допсоглашения к ним, акты. Но сначала пропишите это условие в основном договоре или заключите отдельное соглашение. Укажите, чью «живую» подпись заменит факсимиле, например, генерального директора. Если это не сделать, документы с факсимильной подписью могут признать недействительными через суд.

Для большинства документов печать-клише не подходит. Это прописано в письме МНС РФ № 18−0−09/000042@. Например, ею нельзя подписывать:

• доверенности;
• документы с нотариальным заверением — договоры займа и купли-продажи;
• документы с финансовыми последствиями — кредитные договоры, бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации, авансовые отчёты, платёжные поручения, накладные, акты выполненных работ;
• трудовые договоры;
• заявки на участие в госзакупках (письмо Минэкономразвития РФ № Д22−839).

Также запрещено ставить факсимиле в счетах-фактурах. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что руководитель и главный бухгалтер должны подписать их собственноручно или с помощью ЭЦП, иначе организации откажут в вычете НДС по этим документам — письмо Минфина от 10.04.2019 № 03−07−14/25364.

Факсимильную подпись изготавливают фирмы, которые делают печати и штампы. Условия, на которых можно заказать факсимиле, различаются в зависимости от компании-исполнителя. Обычно просят только образец подписи. Её сканируют и переносят на резинку штампа с рельефной поверхностью. Стоимость печати-клише начинается от 700 рублей.

Печать бывает:

• ручная — это обычный штампик;
• автоматическая — чтобы поставить автограф, нужно нажать на механизм.

Возможные цвета факсимиле: синий, фиолетовый, чёрный. Размер оттиска — в натуральную величину.

Издайте приказ о том, что подпись руководителя можно заменить печатью-клише. Разработайте положение о правилах работы с факсимильной подписью, в котором пропишите:

• об оттиске чьей подписи идёт речь;
• кто отвечает за хранение факсимиле — обычно это бухгалтер, кадровик или офис-менеджер;
• на каких документах её можно ставить, а на каких нет;
• кто может применять печать-клише.

В должностной инструкции или трудовом договоре сотрудника, который отвечает хранение факсимиле, пропишите эту обязанность.

Ответственный работник хранит оттиск подписи в сейфе. В журнале учёта печатей и штампов он отмечает дату и время выдачи и возврата факсимиле. Сотрудники, которые выдают и берут печать-клише, расписываются в журнале.

Так никто не сможет воспользоваться вашей факсимильной подписью. Например, вы разрешили подписывать печатью-клише грамоты и поздравительные открытки. Если подписать ею счёт на оплату товара, документ не будет считаться действительным.

Для работы с определённым контрагентом сначала нужно подписать соглашение об этом.

Закажите факсимильную подпись, издайте приказ и утвердите правила её использования. Назначьте ответственного работника, который будет хранить штамп в сейфе и выдавать при необходимости.